I. Dénomination

Le groupe dénommé CIFNAL: Collaborative Initiative for French Language Collections / Collectif international des fonds documentaires en langue française est une association non incorporée qui a pour agent fiscal et légal le Center for Research Libraries (CRL).

II. Objectifs

CIFNAL a pour objectif de développer l’accès des bibliothèques nord américaines aux ressources documentaires françaises et francophones et l’accès des bibliothèques francophones aux ressources documentaires nord américaines; d’encourager les bibliothèques nord américaines à collaborer et à développer leurs réseaux d’échange de ressources; de déveloper une plus grande interconnexion entre les collections; d’encourager les bibliothèques nord américaines et francophones à collaborer et à développer leurs réseaux d’échange de ressources.

III. Adhésion

1. L’adhésion à CIFNAL est ouverte aux collectivités et individus qui font partie de l’enseignement supérieur et aux chercheurs dont les activités sont axées sur les recherches documentaires relatives aux études francophones. Sont éligibles: les bibliothèques nord américaines et francophones, les universités ou autres établissements d’enseignement supérieur ou de recherche, ainsi que les individus qui sont bibliothécaires ou chercheurs dans les établissements d’enseignement supérieur de toutes tailles. Les établissements n’ont pas besoin d’être membres du Center for Research Libraries (CRL) pour participer à CIFNAL.
2. Il y a deux formules d’adhésion: l’une pour les organisations et l’autre pour les particuliers.
   1. Organisations: sont éligibles les établissements d’enseignement supérieur ou de recherche qui s’engagent à participer aux objectifs du groupe, à se conformer aux termes et conditions des statuts, et à assumer les responsabilités définies dans le contrat des participants.
      Chaque établissement nommera un mandataire qui servira comme contact officiel et aura le droit de vote pour cet établissement. De plus, tout employé, membre du personnel, du corps enseignant, étudiant, et associé à un établissement membre peut participer aux travaux des comités et contribuer aux activités de CIFNAL. Tous les membres faisant partie des établissements membres bénéficient des mêmes droits et prvilèges que ceux dont bénéficient les établissements. Par l’intermédiaire de leurs mandataires, les organisations membres peuvent participer aux projets en proposant des résolutions, prenant des actions et, en général en tirer les bénéfices qui y sont associés, participer aux réunions et communications concernant les différents projets, exercer leur droit de vote sur les questions de gérance et autres décisions qui doivent être approuvées par les organisations membres, se présenter aux postes vacants et servir dans la commission exécutive, autres groupes de travail et groupes spécialisés, et d’élire des représentants et des membres de la commission exécutive.
   2. Les particuliers peuvent participer aux activités des projets, se présenter aux postes vacants et servir dans la commission exécutive, autres groupes de travail et groupes spécialisés. Toutefois les particuliers n’ont pas les mêmes privilèges que les institutions. Les particuliers ne peuvent pas voter sur les motions qui concernent les projets ou l’administration de l’association à moins que cela soit spécifié dans un document officiel.
3. Un établissement/particulier peut adhérer à CIFNAL après avoir soumis une lettre indiquant son intention de devenir membre et après la signature d’un contrat par un représentant officiel de l’établissement/du particulier.

IV. Administration

1. CIFNAL sera gouverné par un comité comprenant les membres représentant chaque établissement.
2. Le comité a le pouvoir de discuter et d’établir les réglements et procédures qui gouvernent CIFNAL, d’élire les membres des groupes de travail, les membres de la commission exécutive, et les coordinateurs des groupes de travail, de modifier les statuts, de discuter et voter sur les motions qui doivent être approuvées par les membres.
3. Tous les établissements disposent des mêmes droits de vote pour les affaires qui requièrent un endorsement officiel. Chaque établissement a droit à un vote dont le membre représentant cet établissement sera le mandataire.
4. Le vote sera effectué par courrier ou par bulletin électronique, ou durant les délibérations des réunions officielles. Si le représentant n’est pas disponible au moment du vote, celui-ci pourra nommer un collègue pour représenter son établissement. Un quorum de la moitié des représentants plus un sera nécessaire pour toutes les décisions.
5. Les réglements et procédures qui gouvernent CIFNAL ne peuvent être en conflit avec ceux des établissements participants ou du Center for Research Libraries. S’il y a un conflit, les réglements de l’établissement seront dûment suivis et prévaudront.

V. Commission exécutive

1. CIFNAL sera géré par une commission exécutive comprenant les représentants élus par ses membres.  Les procédures sont décrites sous Section VIII.
2. La commission exécutive sera investie du pouvoir de gérer les affaires de CIFNAL en accordance avec les recommendations des membres; d’approuver et d’exécuter les projets; de discuter et de recommander aux membres de CIFNAL l’approbation de nouveaux réglements ou de changements dans les réglements; de prendre des décisions budgétaires pour CIFNAL; de contacter des entreprises de financement; de lancer des campagnes de recrutement de nouveaux membres; et de rester en communication avec les associations universitaires et professionnelles ainsi que les participants aux projets de collaboration.
3. La commission exécutive consistera d’un minimum de cinq représentants de CIFNAL
   1. Deux représentants seront élus aux postes “at-large” de la commission exécutive pour un mandat de deux ans.
   2. Un Secrétaire, chargé de rédiger les comptes rendus des réunions de la commission exécutive et de l'assemblée générale sera élu pour un mandat de trois ans.
   3. Le Président de CIFNAL sera à la tête de la commission exécutive
   4. Les membres élus aux postes de coordination des groupes de travail permanents serviront dans la commission exécutive pour une durée de trois mandats.
   5. Un représentant de CRL servira comme membre ex officio de la commission exécutive.
   6. Le Président nomme un un représentant d'une institution francophone à la commission exécutive en tant que "member at large” pour un mandat de deux ans.
4. La commission exécutive nommera les membres d’un conseil composé de chercheurs et lecteurs qui fréquentent des établissement d’enseignement supérieur impliqués dans les problèmatiques des bibliothèques francophones et d’utilisateurs et spécialistes de l’information provenant de milieux non-universitaires. La composition du Groupe de Conseil s’efforcera d’assurer une diversité d’opinions et de qualifications dans la selection des membres. Les membres du Groupe du Conseil n’ont pas besoin d’être issus des établissements qui sont membres de CIFNAL, et serviront comme membres ex officio de la commission exécutive.
5. Tous les représentants élus à la commission exécutive, y compris le président, ont les mêmes droits de vote en ce qui concerne les motions qui requièrent l’approbation officielle du Comité. Chaque membre sera investi d’un droit de vote. Les membres ex officio ne sont pas investis du droit de vote.
6. Les membres de la commission exécutive peuvent être réélus pour un mandat supplémentaire. Le mandat des membres élus à la commission exécutive commence immédiatement après la réunion annuelle des membres.
7. Si l’un des membres ne peut pas servir un mandat complet, le président choisira un remplaçant pour finir le mandat. A la fin de cette période le remplaçant peut se présenter aux élections en accordance avec les termes de la Section V.F. ci-dessus.
8. La commission exécutive peut congédier un de ses membres si celle-ci juge que celui-ci n’exerce pas ses fonctions de façon satisfaisante. 2/3 des votes de la commission exécutive sont nécessaires pour pouvoir mettre cette mesure à exécution.

VI. Direction

1. Président
   1. Le Président de CIFNAL sera élu parmi les représentants des membres en accordance avec les procédures de la Section VIII. Le Président est automatiquement membre de la commission exécutive.
   2. Les responsabilités du Président consistent à organiser, préparer, et présider aux réunions de la commission exécutive et des membres; à exécuter, coordonner, et/ou à répartir les responsabilités pour les projets et activités de CIFNAL; à fournir régulièrement des rapports aux membres et à communiquer avec eux; à organiser des élections et des scrutins pour les sujets qui concernent les projets ou l’administration; de maintenir la correspondence et de représenter CIFNAL auprès des parties extérieures; et de faire la liaison avec CRL et les autres groupes administratifs.
   3. Le président sert un mandat d’une durée de trois ans et peut être réélu. Le président est membre ex officio de la commission exécutive durant l’année qui suit la fin de son mandat.
   4. Si le président ne peut pas terminer son mandat, la commission exécutive nommera un remplaçant qui servira jusqu’à la prochaine élection.
   5. La commission exécutive peut congédier le président s’il juge que celui-ci n’exerce pas ses fonctions de façon satisfaisante. 2/3 des votes de la commission exécutive sont nécessaires pour pouvoir mettre cette mesure à exécution.

VII. Groupes de travail et groupes d’études

1. Groupes de travail: La commission exécutive établira des groupes de travail pour assurer la continuation de la mise en oeuvre des projets.
   1. Des membres représentant les établissements ainsi que des membres à titre individuel participeront aux groupes de travail.
   2. Un coordinateur dirigera les groupes de travail; celui-ci sera élu en accordance avec les procédures de la section VIII. Les coordinateurs des groupes de travail serviront un mandat de trois ans.
   3. Les coordinateurs des groupes de travail siègent à la commission exécutive pour la période de leur mandat.
   4. Un groupe de travail peut être dissous par une majorité simple de votes de la commission exécutive.
2. Groupes d’études: Le président, sur l’avis de la commission exécutive, désignera ou établira des groupes d'étude dont le but sera d'accomplir des projets de durée limitée.

VIII. Elections

1. L'élection du président, des membres de la commission exécutive, des coordinateurs de groupes de travail, et de tous les membres élus se déroulent par courrier ou par courrier électronique.
   1. Le président de la la commission exécutive établira un comité de nomination. Celui-ci sollicitera des nominations des représentants des membres, développera une liste de candidats, et obtiendra le consentement des candidats.
   2. Un délai minimum de 60 jours avant la réunion annuelle sera requis pour la transmission de la liste de nomination des candidats établie par le comité des nominations au représentant de CRL qui sera responsable du scrutin.
   3. Les résultats des élections par les représentants des membres seront decidés à la majorité simple. Si plusieurs candidats reçoivent le même score, un vote de la commission exécutive tranchera la décision.
   4. Le comité de nominations informera les candidats qui seront élus et annoncera les résultats des elections aux membres de CIFNAL.

IX. Réunions

1. Réunions de la commission exécutive
   1. La commission exécutive se réunira au moins une fois par an, à la discrétion du président, et après un préavis. La réunion peut se dérouler au moment de la réunion annuelle de l’American Library Association ou à un moment convenu en conjonction avec une autre réunion ou événement. Les membres du comité peuvent décider d’avoir des réunions supplémentaires pour se rencontrer ou de communiquer par d’autres modes, sur convocation et préavis du président.
   2. Les membres de la commission exécutive participent à toutes les réunions de ce conseil. Dans circonstances exceptionnelles et à la discrétion du président, un membre du conseil administrative peut passer son droit de vote à un(e) représentant(e).
   3. Les réunions de la commission exécutive sont ouvertes à tous les membres, à moins qu’il n’y ait une stipulation différente.
2. Groupes et travail et groupes d’études
   1. Les réunions des Groupes et travail et groupes d’études seront convoquées suivant les besoins. Ces réunions seront ouvertes à tous les membres, à moins qu’il n’y ait une stipulation différente.
3. Réunions des membres:
   1. Une fois par an se tiendra une réunion de tous les membres de CIFNAL qui sera convoquée par le président, avec préavis, pour gérer les affaires de l’association. La réunion peut être organisée en même temps que la réunion annuelle de la commission exécutive ou en constituer une partie.
   2. La participation a ces réunions n’est pas indispensable, bien que le représentant d’un membre ou son/sa représentant(e) doivent être présents pour être en mesure de voter. Etant donné la composition internationale des membres, les questions sur lesquelles on votera devront être présentées aux membres avant les réunions officielles pour faciliter les réactions et suggestions des membres qui ne peuvent participer aux réunions.

X. Administration, Finances et capitaux

1. CIFNAL sera géré par CRL.
   CRL assistera avec la gérance des fonds (comptabilité, paiements, facturation, rapports financiers et vérification); services légaux (revue des contrats, accords); logistique des projets (organisation des réunions, communications, contrats de coopération); propriété intellectuelle; abonnements en ligne; et autres activités suivant les besoins. CRL réserve le droit d’imposer des honoraires pour couvrir le coût des activités et des dépenses de routine à CIFNAL.
   CRL fournira des rapports financiers annuels à la commission exécutive et sur demande de la commission exécutive.
2. Exercice budgétaire: L’exercice budgétaire de CIFNAL commence le 1er juillet et se termine les 30 juin de l’année suivante.
3. Gérance et déboursement des fonds: les frais associés aux projets et activités seront payés avec les fonds de CIFNAL par des bourses, contributions, dons, honoraires ou autres moyens. Le président et la commission exécutive sont responsables des décisions fiscales ayant à faire avec les fonds alloués ou levés par CIFNAL. Ces membres du bureau consulteront les membres de CIFNAL régulièrement au sujet de la dispersion des fonds. Aucun des revenus nets de CIFNAL ne sera distribué à un membre ou membre du bureau de CIFNAL, ou à tout autre individu (sauf pour offrir une compensation pour des services rendus à ou pour CIFNAL).
4. Cotisations: CIFNAL, à sa discrétion, peut imposer des frais de cotisation à ses membres et participants à ses activités. Ces cotisations seront utilisées pour financer de nouveaux projets, des services à plus value, et/ou des activités qui sont financées par des souscriptions, des charges, ou méthodes de recouvrement des frais.
5. Capitaux: Les biens acquis par CIFNAL appartiendront au Center for Research Libraries, à moins que cela ne soit spécifié et établi par écrit.
6. Dissolution: Au cas où CIFNAL serait dissous ou liquidé, les biens et revenus de CIFNAL resteront la propriété de CRL. Dans le cas de la dissolution de CRL, tous les biens et revenus de CIFNAL, après avoir effectué le paiement des frais, reviendraient à CIFNAL. Ceux-ci seraient distribués à la discrétion de la commission exécutive.

XI. Amendements

Tout membre de CIFNAL peut proposer des amendement aux statuts. Les amendements doivent être soumis par ecrit aux représentants des membres à la réunion qui suit. Une simple majorité de votes assure le placement de l’amendement proposé sur un scrutin qui sera effectué par courrier.
Les amendements aux statuts seront décidés par courrier ou courrier électronique. Un amendement qui a été proposé sera adopté s’il reçoit les deux tiers des votes des membres représentant les différents établissements. Le président est chargé d’ajouter l’amendement aux copies officielles des statuts.

XII. Application

Ces statuts seront appliqués dès leur adoption par les deux tiers des membres représentant les établissements formant partie de l’association.